目次
- 個人情報保護管理台帳とは
- 管理台帳を作成する理由
- 台帳に記載すべき項目一覧
- 作成のステップ（実務手順）
- 維持・更新のポイント
- よくあるミスと改善策
- まとめ
1. 個人情報保護管理台帳とは
「個人情報保護管理台帳」は、企業が保有・利用している個人情報の種類や取り扱い状況を一元管理するための記録簿です。
プライバシーマーク（Pマーク）を取得する際には、JIS Q 15001:2023 の 7.2.2（個人情報の特定）および8.1.3（文書化した情報）に基づき、個人情報の特定・管理が求められます。
この台帳を整備しておくことで、自社がどのような個人情報を扱っているのかを明確にし、漏えいや不正利用のリスクを低減できます。
2. 管理台帳を作成する理由
プライバシーマーク運用の中で台帳を作る目的は、単に「一覧を作ること」ではありません。
次の3つの観点で、組織にとって極めて重要な意味を持ちます。
- ① 個人情報の所在と利用目的を明確化する
→ 社内で誰が・どんな目的で・どのような情報を扱っているかを可視化します。 - ② リスク評価の基礎資料として活用
→ 情報資産ごとのリスク分析を行う際の出発点になります。 - ③ 委託・廃棄・保管などライフサイクル管理を行うための基盤
→ 個人情報の取得から削除までを一貫して追跡できる体制を作ります。
3. 個人情報保護管理台帳の記載項目一覧
Excelやスプレッドシートを使って、以下のような表形式で作成します。
| No | 個人情報の種類 | 利用目的 | 管理部門 | 取得方法 | 保存場所 | 管理責任者 | 委託先 | 保存期間 | 廃棄方法 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 顧客情報（申込書） | 契約・連絡対応 | 営業部 | 紙で取得 | 施錠キャビネット | 営業部長 | 有（A社） | 5年 | シュレッダー | 契約終了後削除 |
| 2 | 従業員情報 | 労務管理 | 管理部 | 入社時提出 | 社内サーバー | 管理部長 | 無 | 退職後5年 | システム削除 | – |
記入時のポイント
- 「個人情報の種類」は、データファイル名ではなく「どのような情報」かを具体的に記載。
- 「利用目的」は、個人情報保護方針の文言と一致させることが重要。
- 「委託先」には、クラウドサービス（Google Drive・One Driveなど）も必ず含める。
4. 管理台帳の作成手順（ステップごとの進め方）
Step 1：情報の洗い出し
各部門に対してヒアリングを実施し、紙・データ・クラウドすべてを対象に、取り扱っている個人情報を一覧化します。
Step 2：情報の分類
顧客情報・従業員情報・取引先情報・採用応募者情報など、情報の性質ごとに分類。
Step 3：台帳のフォーマット作成
ExcelまたはGoogleスプレッドシートでテンプレートを用意し、バージョン管理を徹底します。
（例：個人情報管理台帳_Ver1.1_2025-10.xlsx）
Step 4：部門責任者による入力と確認
各部門の責任者が情報を入力し、個人情報保護管理者が全体をチェックします。
Step 5：リスク分析・改善
完成した台帳をもとに、リスク分析表や改善計画に反映。
この段階で「リスク対応計画書」との整合性も確認します。
5. 台帳の維持・更新ルール
管理台帳は作って終わりではなく、「常に最新情報を反映すること」が重要です。
以下のタイミングで定期的に更新しましょう。
| 更新タイミング | 担当 | 対応内容 |
|---|---|---|
| 新規業務や新システム導入時 | 各部門長 | 新たな個人情報を追加登録 |
| 年次見直し（審査前など） | 個人情報保護管理者 | 全社的な更新・確認 |
| 委託先変更や廃棄発生時 | 担当部門 | 関連欄を修正し記録 |
💡ポイント
- 「新規個人情報取得申請書」などを設け、台帳更新を運用フローに組み込むと管理が安定します。
- クラウドや外部委託を利用している場合は、委託先管理表との連携も効果的です。
6. よくあるミスと改善策
| よくある誤り | 改善方法 |
|---|---|
| クラウドサービス利用を記載していない | Google Drive・Dropboxなども委託扱いとして明記する |
| 「利用目的」が方針と異なる | 個人情報保護方針の文言を参照して統一 |
| 保存期間を設定していない | 法令や業務基準に基づき年数を定義（例：契約終了後5年） |
| 更新記録が残っていない | 年次レビューで「更新履歴表」を残す |
7. まとめ
個人情報保護管理台帳は、プライバシーマーク審査で最も確認される基礎資料のひとつです。
現場実態に即した内容にしなければ、審査で指摘を受けるケースも少なくありません。
- ✅ 情報の洗い出し・分類を徹底する
- ✅ 利用目的・保存期間・委託先を明確にする
- ✅ 定期的な更新ルールを設ける
これらを押さえることで、実務にも強く、審査にも耐えられる管理体制を構築できます。
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